Cómo planificar tu semana para hacer MÁS trabajando MENOS

Existen muchos sistemas de planificación que optimizan tu productividad. Pero muy pocos se preocupan de cuidar tu VIDA por encima de tu TRABAJO.

Llevo más de 10 años probando y aplicando cada sistema que ha caído en mis manos y este es el resultado: un sistema de planificación semanal cuyo objetivo no es trabajar más, sino trabajar MEJOR, para poder disfrutar de tu vida, de tu familia, de tu salud y de tu ocio.

No es fácil dominarlo, pero los resultados son increíbles.

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Cómo planificar tu semana para ser productivo y tener más tiempo para ti

¿No te pasa que los días y las semanas avanzan y tus planes, tus objetivos, tus metas se quedan estancados? El tiempo pasa, el resultado no llega, te desanimas y lo olvidas.

¿Y si te dijera que con solo dedicar un rato a planificar cada semana nunca tirarás la toalla?

Hoy te voy a explicar las 6 claves que componen el sistema que te permitirá tomar el control de tu tiempo y hará que pases de acumular miles de horas dedicadas a proyectos inacabados, a terminar todo lo que empiezas más fácil y más rápido.

El objetivo NO es hacer MÁS

Solemos confundir Hacer Más, con obtener resultados. Y tú, yo, el vecino de enfrente o cualquier persona de las que te rodea, en el fondo no quiere hacer nada, quiere conseguir algo.

Seguro que conoces a alguien que siempre está ocupado, que siempre parece que está haciendo cosas, pero que luego nunca llega a conseguir nada. Gente que promete que «ya hará algo» y nunca termina haciéndolo.

También conocerás a otros que, como yo, cada día gestionan varios proyectos, equipos de personas, consiguen resultados… y, además, tienen tiempo para hacer ejercicio, cuidar de sus hijos, leer, salir a tomar algo…

Gente que parece superhumana y que es exactamente igual que todos los demás, con una sola diferencia: tienen un sistema de PLANIFICACIÓN.

Porque cuando NO planificas, cuando te encuentras sin una dirección hacia la que ir o con demasiadas distintas y no ves resultados en esos objetivos que quieres alcanzar, lo único que consigues es perder la motivación por gastar tu esfuerzo para no conseguir nada.

Eso solo lleva al estrés, la decepción y la angustia de no lograr lo que te has propuesto.

Y ellas son las precursoras de problemas mayores (como la ansiedad)

Si lo que quieres es avanzar, no rendirte, ni tirar la toalla, necesitas un sistema. Este que voy a contarte aquí es el sistema que llevo una década perfeccionando y consigue que, cada semana que pasa, no solo logre los resultados que busco, sino que todos los aspecto de mi vida encajen sin asfixiarse entre ellos.

1. Establece metas específicas

Todo empieza por saber qué narices quieres conseguir. Necesitas poner bllanco sobre negro cuáles son tus objetivos, todos esos proyectos y metas que quieres alcanzar.

NO persigas metas ni objetivos: haz esto

Cuando las tengas, llega la parte más importante.

2. Prioriza

La clave de la productividad no es saber hacer más cosas, es saber hacer lo único que tienes que hacer en cada momento para que tus metas se cumplan.

El mayor problema contra el que he luchado toda mi vida (y aún hoy sigo luchando contra él) es concentrarme en un único proyecto, en una única meta cada vez.

Porque las personas altamente eficientes, productivas y que llegan lejos en lo que se proponen, no dividen sus esfuerzos entre varios proyectos. Los concentran todos en uno solo hasta que despega y pasan al siguiente.

Coge esa lista de metas y ordénala según cuáles sean más o menos importantes para ti, teniendo en mente la primera parte de la regla de oro que te contaré más adelante:

• Solo hay UN proyecto más importante.

Ni dos, ni tres…, solo uno.

¿Cuál es ese proyecto que, cuando lo consigas, hará que todos los demás sean insignificantes?

En mi caso, en este instante, mientras grabo este vídeo, ese proyecto es un curso que se llama Despega tu marca personal con un email. Cuando lo termine pasará a ser uno muy relacionado con este canal, luego será otro, luego…

3. Planifica tu semana

Cuando sepas qué es importante para ti, llegará el momento de planificar tu semana. Todas tus semanas, en realidad, aunque iremos de una en una. Luego verás por qué.

A lo largo de las últimas dos décadas he probado todos los sistemas de planificación y gestión del tiempo que han caído en mis manos y a todos les faltaba algo muy importante y les sobran complicaciones. Así que ESTE es el resultado de combinarlos y añadirles la clave que les falta a todos.

Antes de contártelo, déjame que te explique cuál es su regla de oro:

3.0. La regla del 1

• Cada día solo tiene UN foco principal (una meta, un objetivo) al que vas a dedicar el máximo de tu atención.
• Solo hay UN proyecto más importante en el que, cada día, vayas a avanzar.
• Todo lo demás es secundario.

Esta es la regla de oro y la que va a marcar qué vas a hacer a continuación. Fíjate que la definimos ANTES de saber de cuánto tiempo disponemos para hacer nada y que va a ser nuestra brújula decisora para, precisamente, saber qué vamos a hacer.

3.1. Empieza planificando el tiempo para ti

La mayoría de sistemas de planificación se centran en convertirnos en seres productivos en una única parte de nuestra vida: la profesional, y se olvida del resto.

Este paso, junto con la regla del 1, es el que me permite vivir y disfrutar de mi vida mientras consigo mis objetivos.

Porque Nuestra vida se compone de mucho más que el trabajo, aunque tendemos a olvidarlo.

Por eso empiezo siempre la semana colocando el tiempo que voy a dedicarme a mí y a mi familia: los días que voy a llevar a mis hijos al colegio, mis zonas de ejercicio y entrenamiento, mis comidas y, sobre todo, el tiempo que paso cada tarde con mi familia o con mis amigos.

Incluidos los fines de semana, en los que siempre me reservo un hueco de media hora para hacer lo que voy a contarte en el último paso de este sistema.

3.2. Diseña tus zonas productivas

Con tu vida organizada (del paso anterior), tendrás un calendario parecido a este, con varias zonas ocupadas y un montón de huecos libres.

Fruto de la práctica, yo me salto este paso y voy directo al siguiente. Pero cuando empecé, esta era la parte más importante. Y lo fue durante al menos un año.

Hay sistemas organizativos para todos los gustos. Por gracia o por desgracia, los he probado casi todos y si de algo me he dado cuenta, es de que las microtareas no sirven para nada.

El cerebro humano es como la mandíbula de un perro rabioso: cuando se cierra muy fuerte sobre su presa, le cuesta mucho volver a abrirse. Cuando lo hace, tarda un tiempo en reorientarse, en saber a dónde tiene que apuntar de nuevo y lo hace con menos fuerza que la vez anterior.

Por eso diseñar horarios en los que cada hora o cada media hora estás haciendo algo distinto es el mayor asesino de tu propia productividad.

Y no te lo digo por decir, durante años diseñé mis horarios en bloques de 30 minutos, intercalando más de media docena de proyectos cada día, y el resultado no fue bueno. La mente humana está mejor preparada para trabajar mucho tiempo en una misma tarea, que poco en muchas distintas.

Tu objetivo es agrupar la mayor cantidad de horas que puedas en lo que yo llamo ZONAS PRODUCTIVAS en las que puedas dedicar toda tu atención a un único proyecto, a un único tema.

Con el calendario delante debes encontrar aquellas zonas en las que puedas hacer tu trabajo productivo. Debes detectar qué elementos están fragmentando tus posibles zonas productivas y tratar de reorganizarlos para que se queden siempre entre dos zonas diferentes.

Tu día ideal no debería tener más de 3 zonas diferentes. Yo trabajo en 4 zonas de vez en cuando y el rendimiento de la última zona (y del día siguiente) baja considerablemente.

Si miras mi calendario, verás que hay claramente tres zonas diferentes (una, que no ves y tiene lugar antes de las 7 de la mañana), que no son fruto de la casualidad, sino de haber modificado mis hábitos y mis horarios hasta conseguir adaptarlo. De haber juntado las zonas más pequeñas que tenía antes hasta conseguir algo como lo que ves.

Con el tiempo, con la práctica, con la evolución de tus hábitos, estas zonas irán tomando forma.

Ahora, cuando tengas la primera versión para tu primera semana, vamos a aplicar la regla de oro.

3.3. Escoge LA ZONA

¿Te acuerdas de la regla del 1? Llega el momento de aplicarla.

Coge esa zona productiva que sabes, según tu experiencia, que es la mejor para ti, en la que más concentrado estás y durante la que más tiempo eres capaz de trabajar, y asígnasela a TU PROYECTO. A ese que hará que todo lo demás cobre sentido.

Y hazlo todos y cada uno de los días de la semana.

En mi caso, esa zona se divide en dos partes: una en el rato que trabajo antes de que mis hijos se levanten.

Es ahí cuando escribo el email inspirador del día, ese que envío a todos mis suscriptores cada mañana, antes del café y al que puedes apuntarte gratis más abajo. Verás todo lo que da de sí un hueco antes de las 7 de la mañana.

Y la segunda es la que hay después del desayuno, de llevarlos al colegio, y antes de hacer ejercicio. Es en ese hueco de tiempo donde trabajo en EL PROYECTO que más valor me aporta y avanzo en él todos y cada uno de los días.

¿Y qué hacemos con el resto de zonas?

3.4. Un día = un foco

Lo hemos hablado en otros vídeos y te lo acabo de contar: el cerebro está diseñado para ser vago y consume muchísima energía cada vez que le obligas a cambiar de tarea.

No rindes igual trabajando 3 horas seguidas en una tarea, que trabajando tres días una hora en esa tarea. En el primer caso avanzarás muchísimo y en el segundo perderás la mitad del tiempo reconectando con el trabajo que habías dejado a medias.

Por eso, al lado de mi calendario diario, siempre escribo dos cosas:

• Mi foco del día
• Mi foco secundario

El foco es ese proyecto que voy a avanzar sí o sí, porque es el más importante para mí. El secundario es el que utilizo cuando me saturo o cuando necesito rellenar algún hueco más pequeño en el que no me merece la pena sacar la artillería pesada.

Nunca entres a detallar cada una de las tareas de un “foco”, limítate a colocarles una etiqueta que sirva para representarlas a todas:

Contestar emails

Revisar propuestas

Labores administrativas

…

3.5. Coloca los eventos ineludibles

Ninguna semana es, ni puede ser perfecta. Citas en el médico, el fisio, la peluquería, el colegio de los niños…

Hay mil eventos a los que debemos atender y que rompen lo que sería nuestro horario ideal.

Y no solo personales, sino también profesionales.

Coloca en el mapa de la semana TODO lo que no dependa de ti o que ya esté fijado. Reuniones, visitas con clientes, sesiones…, o cualquier otra obligación que debas cumplir de forma semanal.

Es importante, sobre todo al principio, que hagas esto después de haber detectado tus zonas productivas. ¿Sabes por qué? Para que te duela tener que deshacerlas para encajar tareas que, seguramente, ni siquiera querrías estar haciendo.

Ahora verás dónde encajan este tipo de eventos, cuáles deben cambiar de día y hora, cuáles deben desaparecer, cuáles… O detectarás, como me pasa a mí, que es mejor juntarlos todos el mismo día y quitártelos de en medio o delegarlos en otras personas.

Porque no hay nada que fastidie más que cerrar un planning y tener que modificarlo entero para añadir tareas que no te enriquecen en absoluto.

Y, como humanos que somos, preferimos evitar las cosas desagradables que conseguir las agradables.

3.6. Revisar, medir y ajustar

Ningún sistema de planificación funciona si no eres capaz de comprobar cuánto se acercan tu realidad a tus planes. Esta es la forma de poder optimizarlos y mejorarlos para que, poco a poco, cada semana sea mejor que la anterior.

Necesitas una herramienta de control de tiempo para saber si esas zonas productivas son, en realidad, productivas. Para saber si estás trabajando en LO ÚNICO que deberías estar trabajando o si por el contrario se te está yendo el tiempo en otras cosas que no contemplabas.

Para, semana a semana, hacer las modificaciones que necesites.

De todas las herramientas que he probado, me quedo con TOGGL, que es la que llevo usando diariamente desde 2017 y me permite saber que, por ejemplo, en 2023 dediqué un 34% de mi tiempo al trabajo, un 34% a mi familia y un 32% a mí mismo y a mis amigos.

Es la que me permite saber que, por ejemplo, en 2023 dediqué un 40% de tiempo menos al trabajo (y más al resto de mi vida) y he logrado lo mismo que en 2022.

o que durante la pandemia solo pude trabajar la mitad de lo que he trabajado este último año

Y es la que me permite ver cómo, con la evolución de este sistema, han desaparecido los tiempos muertos, los tiempos perdidos, ha aumentado el tiempo que paso con mi familia y amigos, ha disminuido el de trabajo y, por el contrario, soy capaz de lograr muchas más cosas.

Antes de terminar me gustaría dejarte con la respuesta a dos de las preguntas que más me han hecho clientes, alumnos y suscriptores.

¿Utilizo un calendario digital o físico?

Como te decía, uno no se convierte en experto en productividad sin haberlo probado todo. Y lo que puedo decirte es que la ciencia ha demostrado que nada supera al bolígrafo y el papel.

El acto de la escritura a mano es capaz de transmitir mucho más que información a nuestro cerebro, nos hace más partícipes de las decisiones que tomamos, nos ayuda a integrarlas mejor y, según mi experiencia, nos obliga a ser más cuidadosos.

En un calendario digital, borrar y reorganizar es inmediato.

En papel no.

Por eso yo planifico mis semanas siempre sobre el papel y actualizo mis calendarios digitales de una forma mucho más vaga: dejando solo el tiempo que tengo disponible para colegas, clientes o empleados. Para que la persona que me gestiona las citas sepa cuáles son los huecos que tengo disponibles.

¿Dónde pongo las tareas individuales de cada proyecto?

El objetivo de cualquier planificación es que HAGAS lo que tienes que hacer. Y eso se consigue de dos maneras.

Una, ordenando tu tiempo para saber a qué parte de tu vida (trabajo, social, familiar…) vas a dedicar tus esfuerzos en cada momento.

La otra, olvidada y casi más importante, es minimizando el estrés y la ansiedad que causan tus temas pendientes. Por eso planificamos proyectos y no hacemos listas de cosas pendientes, Porque las listas infinitas de todos esos pequeños temas que tienes por hacer se convierten facilmente en tu mayor bloqueo a la hora de empezar.

Dedicas más tiempo a pensar tengo que, que a hacer.

Por eso en tu calendario semanal NUNCA debería haber una lista detallada de todo lo que tienes que hacer. Tan solo los eventos más importantes o urgentes.

¿Y el resto de las tareas? Eso nos da para crear varios vídeos enteros. Por ahora ponlas donde más te guste, que en breve te enseñaré cómo deshacerte de ellas.

Aplica este sistema durante unas cuantas semanas y verás cómo tu vida y los resultados que obtienes en ella empiezan a cambiar.

Si quieres profundizar más en temas de productividad y gestión de tiempo inteligente que te permitan VIVIR cada vez mejor (en lugar de trabajar más), échale un vistazo a este vídeo.

Cómo superar la autoexigencia y el perfeccionismo (y por qué hacerlo)